Geçen hafta paylaştığım yazıda yeni yıl hedeflerimizden, bu hedeflerimizde bazen başarılı, bazen de başarılı olamadığımızdan, nedenlerinden ve aksiyon planlarımızdan bahsetmiştim. Bunlar bireysel bazda olanlardı ya şirketler neler yapıyor.

Şirketlerin değerlendirmeleri ise Performans Sistemleri üzerine kuruluyor. Yıllardır süregelen değişen, dönüşen, farklılaşan bazen de aynılaşan ama özünde benzer bir sistem. Bir takım iş tanımları yapılıyor, KPI’lar veriliyor, belli zaman diliminde hangi noktaya gelindiğine bakılıp, hangi yönler güçlü, hangi yönler gelişmeli kararları alınıp bir sonraki görüşmeye kadar kendi yoluna bırakılan bir sistem. Yapılan değerlendirmelerin ne kadar adil ve özenli olduğu da ayrı bir tartışma konusu. Uygulanan sistemlerin çoğu da hem yöneticiler hem de çalışanlar tarafından karışık bulunuyor ve daha çok yıl sonu karne veriliyormuş havası oluşuyor. Bu karnede bazı öğretmenlerin notu bolken kimisinin kıt olabiliyor ve burada yöneticilerin şeffaflığı, sistemi ne kadar bildikleri, amacın ve hedefin ne olduğu gibi birçok konu devreye giriyor. Gün sonunda çıkan sonuç ise; CEB tarafından yapılan bir araştırmada yöneticilerin %95’lik bir kısmı Performans Sistemlerinden memnun olmadığı. Çalışanlar ile konuştuğumuzda ise sonuç yine benzer, bu sistemlere, çıktılarına ve katkılarına inanmıyorlar.

Bizlerin asıl yapması gereken ise; performans sistemini herkesin keyif ile katıldığı, hem eğlendiği hem öğrendiği hem geliştiği, güzel sonuçlara yol açan, inovasyonu ve dönüşümü sağlayan bir sistem haline nasıl getiririz konuları olması gerekiyor. Birkaç madde de özetlersek;

• Klasik performans sisteminde sürekli geçmişi değerlendiriyoruz, geçen 1 yılı, geçen 6 ayı gibi. Geçmiş kavramında çok fazla kalmamak gerekiyor. Güzel işleri, yapılan yanlışları tartışalım ama asıl kafa yorduğumuz gelecek senaryoları olmalı. Geçmişe saplanıp kalmadan, geleceği kucaklamak ana odak noktası olmalı.

• Başka kurumlar ne yapıyor algısından kurtulup şirketlerimizin kültürüne, beklentilerine ve vizyonuna göre sistemlerimizi şekillendirmeliyiz. Bu sistem popüler, birçok şirket bunu uyguluyor düşüncesi üzerimize oturmayan yapılara götürüyor.

• Kurduğumuz sistemler çalışanın hayallerini ve vizyonunu desteklemeli.

• Performans sistemini tüm çalışanların ortak olarak desteklemesini sağlamak, ne beklediklerini sorgulamak ve anlamak,

• Sade ve anlaşılır sistemler kurmalı,

• Sistemin tüm şirketin olmasını sağlamalı, ne sadece çalışanların ne yönetimin ne de İK’nın,

• En önemlisi de sistemin çevik olmasını sağlamalı, bu kadar hızlı değişen ve gelişen bir dünyada kolayca dönüştürebileceğimiz, güncelleyeceğimiz sistemler kurmalıyız.

Tüm bunlardan yola çıkarak biz Mutlubiev&Cleanzy de nasıl bir sistem kurduk. Bizim için önemli olan konular; herkesin katılımını sağladığımız, sistemi sadece yöneticilere ve İK’ya bırakmadığımız, senede 1 kez ya da yılda 2 defa yaptığımız değil düzenli olarak iletişimde kaldığımız, birbirimizi güncellediğimiz, geribildirimler alıp, verdiğimiz, en başından en sonuna kadar hep birlikte olduğumuz bir sistem olmasıydı.

Sürecin ilk adımını herkesin kendini değerlendirdiği anketler ile başlattık. Burada bizim için kritik 4 soru sorduk (kısa, öz, geleceğe dönük sorular);

• Bu sene içindeki 3 başarın neydi?

• Bu sene içinde daha fazla geliştirebileceğin 3 şey neydi? (Zaman, kaynak, eğitim, yetkinlik v.b. şeyler olsaydı)

• Önümüzdeki dönemde geliştirmeyi istediğin 3 alan nedir?

• Önümüzdeki 2 yıl içinde kariyer hedefin nedir?

2. aşamamız ise 360 derece değerlendirmeydi. Burada arkadaşlarımızı hem yöneticisine, hem ekibine, yan yana çalıştığı arkadaşlarına hem de diğer departmanlarda çalışan arkadaşlarımıza sorduk. Burada da 3 kritik soru vardı bizim için;

• X kişinin yapmaya başlaması gereken 3 şey nedir?

• X kişinin yapmaya devam etmesi gereken 3 şey nedir?

• X kişisinin yapmayı bırakması gereken 3 şey nedir?

Tüm bunlardan yola çıkarak elimizde çok kıymetli verileri olan değerlendirme havuzu oluştu ve ekiplerimiz ile karşılıklı sohbetleri bunların üzerine kurguladık. Sadece sene sonu ve yıl ortası değil bu uygulamalarımızı belli çeyreklerde yapıp üzerine karşılıklı sohbetlerimizi gerçekleştireceğimiz bir sistem. Tüm çeyreklerde neleri yaptık, neleri yapamadık karşılıklı tartışıp yeni yol haritaları belirleyeceğiz. Eğer hedeflerimizi, hayallerimizi gerçekleştirdiysek yeni hedefler koyacağız ve bunlara nasıl ulaşırız onları kurgulayacağız. Bazı şeyleri yapamadıysak nedenlerini konuşup, tartışıp yeni aksiyonlar alacağız.

Biz bu yaklaşım ile hem çalışana hem de yöneticilere sorumluluk verip, performansı takip edilen olgu olmaktan çıkarıp, iyileştirmeye ve geliştirmeye öncelik vermek istiyoruz. Sene sonları yapılan uzun görüşmelerden çıkarıp, kısa, sonuç odaklı ve düzenli görüşmeler sistemi yaratmaya çalışıyoruz. Çalışanları sene sonu rakamlarından, değerlendirme sonuçlarından ibaret görmeyi bıraktığımız noktada çok daha verimli, güzel sonuçlar alacağımıza ve hep birlikte daha çok gelişeceğimize, öğreneceğimize inanıyoruz.

Sevgiler,